Ярославская областная Дума

шестого созыва

Постановление

Об утверждении Порядка

подготовки проектов распоряжений,

издания и хранения распоряжений

Председателя Ярославской областной Думы

Ярославская областная Дума

П О С Т А Н О В И Л А:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки проектов распоряжений, издания и хранения распоряжений Председателя Ярославской областной Думы.

2. Контроль за исполнением данного постановления возложить на Председателя Ярославской областной Думы М.В. Боровицкого.

Председатель

Ярославской областной Думы                                              М.В. Боровицкий

Утвержден

Постановлением

Ярославской областной Думы

от 16.02.2016 № 40

Порядок

подготовки проектов распоряжений, издания и хранения

распоряжений Председателя Ярославской областной Думы

1. Общие положения

1.1. Данный Порядок определяет вопросы подготовки, согласования, принятия, регистрации и хранения распоряжений Председателя Ярославской областной Думы (далее – Председатель Думы), издаваемых им в пределах своей компетенции.

1.2. В зависимости от сферы регулирования распоряжения подразделяются:

- по основной деятельности (утверждение (изменение) локальных нормативных правовых актов, утверждение (изменение) структуры аппарата Думы и его штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, планирование деятельности, распределения зон ответственности, создание коллегиальных и совещательных органов; осуществление контроля за деятельностью (отчетность), утверждение внутренних форм типовых документов, установления режима работы и внесение изменения в него и т.п.);

- по личному составу со сроком хранения 75 лет (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

- по личному составу со сроком хранения 5 лет (дисциплинарные взыскания, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, внутрироссийские и зарубежные командировки и т.п.);

- по административно-хозяйственным вопросам (эксплуатация зданий, помещений, транспортное обслуживание, связь, охрана, материально-техническое обеспечение, пожарная безопасность, организация приема делегаций и т. п.).

2. Подготовка проекта распоряжения

2.1. Основаниями для подготовки проекта распоряжения Председателя Думы являются:

- реализация требований законодательства Российской Федерации, Ярославской области;

- организация деятельности Ярославской областной Думы (далее – Дума), в том числе как юридического лица;

- организационное обеспечение деятельности депутатов Думы;

- формирование аппарата Думы и руководство его деятельностью;

- осуществление полномочий представителя нанимателя.

В соответствии со статьей 130 Регламента Думы распоряжения Председателя Думы также издаются на основании поручений Думы.

2.2. Подготовка проекта распоряжения осуществляется структурными подразделениями аппарата Думы на основании поручения Председателя Думы. Обеспечение подготовки проекта распоряжения и его согласование возлагается на руководителя структурного подразделения, которое готовит проект.

2.3. В целях недопущения включения в проект распоряжения положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта распоряжения должны быть учтены требования федерального законодательства и законодательства Ярославской области о мерах по противодействию коррупции.

2.4. При подготовке проекта распоряжения должны учитываться ранее принятые решения и изменения в действующем законодательстве во избежание повторений и противоречий.

Если принимаемый проект распоряжения исключает действие ранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично, либо об их изменении.

2.5. При подготовке проекта распоряжения структурное подразделение аппарата Думы, ответственное за его подготовку, вправе инициировать процедуру предварительного согласования проекта распоряжения, которая предполагает предварительное направление проекта распоряжения заинтересованным должностным лицам и структурным подразделениям аппарата Думы для ознакомления. Указанные лица в течение двух рабочих дней могут заявить о наличии замечаний и предложений, которые учитываются при дальнейшей подготовке проекта.

2.6. К содержанию проекта распоряжения предъявляются следующие требования:

- текст проекта распоряжения должен отражать его основное смысловое содержание, быть предельно кратким, его суть должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;

- структура текста проекта распоряжения должна обеспечивать логическое развитие предмета регулирования. Если требуется пояснение целей и мотивов его принятия, то проект предваряется вступительной частью – преамбулой. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Если содержание проекта распоряжения не нуждается в пояснении или обосновании, то его текст может содержать только распорядительную часть.

Распорядительная часть документа может быть сокращена за счет вынесения предписаний в приложение в виде отдельного плана, таблицы, схемы, перечня. Распорядительная часть при этом содержит пункт об утверждении приложения.

2.7. Проект распоряжения, как правило, содержит норму о лице (лицах), ответственном (ответственных) за исполнение распоряжения, а также о лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В качестве лица, ответственного за исполнение распоряжения, может быть определен Председатель Думы либо заместитель Председателя Думы, депутат Думы, руководитель структурного подразделения аппарата Думы, к ведению которых отнесено решение вопросов, указанных в распоряжении.

В целях оперативного решения вопросов, регулируемых распоряжением, по согласованию с руководителем структурного подразделения аппарата Думы, ответственным за исполнение распоряжения, может быть определен работник структурного подразделения аппарата Думы.

В качестве лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения, может быть определен Председатель Думы, заместитель Председателя Думы, руководитель структурного подразделения аппарата Думы.

2.8. Приложения к распоряжению являются его неотъемлемой частью.

В приложении обязательно дается ссылка на распоряжение, которым оно утверждено.

2.9. В проекте распоряжения рекомендуется установить порядок вступления его в силу.

3. Согласование проекта распоряжения

3.1. Согласование проекта распоряжения является оценкой целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.

3.2. Согласование проекта распоряжения оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа распорядительной части проекта распоряжения.

3.3. Организацию процедуры согласования проекта распоряжения осуществляет руководитель структурного подразделения аппарата Думы, ответственного за подготовку проекта распоряжения.

3.4. Проект распоряжения, а также приложение к нему, подлежат согласованию всеми должностными лицами, к компетенции которых отнесена организация исполнения распоряжения, и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В число лиц, визирующих проект распоряжения, включается заместитель Председателя Думы в случае, если предмет проекта распоряжения входит в число курируемых им вопросов в соответствии с распределением полномочий.

3.5. Проект распоряжения нормативного правового характера, а также проект распоряжения Председателя Думы о расторжении служебных контрактов (трудовых договоров) по инициативе представителя нанимателя (работодателя), о привлечении к дисциплинарной ответственности, переводе и перемещении работников аппарата Думы подлежит обязательному согласованию правовым управлением аппарата Думы.

От имени правового управления проект распоряжения визирует начальник правового управления либо его заместитель.

3.6. На листе согласования проекта распоряжения необходимо проставлять отметку об исполнителе, которая включает в себя слово «Исполнитель», наименование должности лица, подготовившего проект распоряжения, наименование структурного подразделения аппарата Думы, работником которого является лицо, подготовившее проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного телефона.

3.7. На листе согласования проекта распоряжения исполнитель указывает список адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует исходить из необходимости доведения документа до соответствующих структурных подразделений аппарата Думы и должностных лиц. Если количество адресатов в списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к проекту распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на листе согласования делается отметка «Направить: по списку (прилагается)». Список рассылки подписывается исполнителем.

3.8. Срок согласования проекта распоряжения нормативного правового характера у одного должностного лица составляет до трех рабочих дней с момента его поступления за исключением проектов распоряжений, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более пяти рабочих дней. Срок согласования иного проекта распоряжения у одного должностного лица составляет один рабочий день с момента его поступления.

Если документы на согласование поступили после 15.00 часов, то исчисление сроков начинается со дня, следующего за днем поступления должностному лицу документов на согласование.

3.9. В случае если проект распоряжения не согласован должностным лицом в связи с имеющимися у него по проекту замечаниями и (или) предложениями, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования и замечания (предложения) к проекту, подписанные должностным лицом.

3.10. При наличии замечаний правового управления аппарата Думы, в том числе при наличии в проекте распоряжения положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, должно быть подготовлено заключение правового управления. При наличии заключения правового управления проект распоряжения не подлежит дальнейшему согласованию и возвращается исполнителю для устранения замечаний. После устранения замечаний правового управления и исключения коррупциогенных факторов из проекта распоряжения исполнитель должен направить доработанную версию проекта распоряжения на повторное согласование.

3.11. Принятие распоряжений, требующих учета мнения профсоюзной организации Думы, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации.

3.12. Исполнитель проекта распоряжения обязан рассмотреть все замечания и (или) предложения и с учетом их обоснованности доработать проект, затем представить должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования.

3.13. Если в процессе доработки в проект распоряжения были внесены существенные изменения либо проект изложен в новой редакции, исполнитель проекта распоряжения проводит процедуру согласования повторно.

3.14. Если замечания и (или) предложения не принимаются, исполнитель готовит служебную записку на имя Председателя Думы, в которой объясняет причины несогласия с замечаниями. Служебная записка передается вместе с проектом распоряжения. Для устранения замечаний может создаваться рабочая группа из представителей структурного подразделения, подготовившего проект, структурного подразделения, внесшего замечания на представленный проект, правового управления аппарата Думы и других заинтересованных лиц.

3.15. Рабочая группа принимает одно из следующих решений:

- учесть замечания и направить проект распоряжения на дальнейшее согласование после устранения замечаний;

- снять проект с согласования до устранения замечаний;

- направить проект распоряжения Председателю Думы для принятия решения.

4. Подписание распоряжения

4.1. Подготовленные распоряжения подписываются Председателем Думы, а в его отсутствие лицом, его замещающим.

4.2. Председатель Думы подписывает распоряжения, завизированные должностными лицами.

4.3. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания Председателем Думы, если иное не предусмотрено распоряжением.

4.4. Подписанное распоряжение должно иметь следующие реквизиты:

- дату подписания и регистрационный номер;

- заголовок;

- наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписавшего распоряжение.

Распоряжение оформляется на бланке установленной формы.

Распоряжение по личному составу оформляется, в том числе, с применением форм, установленных Госкомстатом России.

5. Регистрация и учет распоряжений

5.1. Распоряжение подлежит регистрации в течение двух рабочих дней с момента подписания.

Подписанное распоряжение принимается на регистрацию только с представлением его электронной версии.

При регистрации распоряжение получает следующие обязательные реквизиты: номер распоряжения, буквенное обозначение по направлению деятельности и дату подписания распоряжения.

5.2. Подписанные распоряжения по вопросам основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам регистрируются и хранятся в организационном управлении аппарата Думы.

Подписанные распоряжения по личному составу регистрируются и хранятся в кадровой службе аппарата Думы.

Производится сквозная годовая нумерация по каждой категории распоряжений с добавлением буквенного обозначения:

«о» – к распоряжениям по основной деятельности Думы;

«ах» – к распоряжениям по административно-хозяйственным вопросам;

«л/с» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 75 лет;

«к» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 5 лет.

6. Систематизация, ведение реестров распоряжений

6.1. После подписания и регистрации распоряжения систематизируются в реестрах распоряжений Председателя Думы, размещаемых в системе электронного документооборота (далее – реестры распоряжений).

6.2. Реестры распоряжений содержат следующие обязательные сведения: порядковый номер, регистрационный номер с буквенным обозначением и датой регистрации, точное наименование распоряжений, а также сведения об утрате силы (для распоряжений нормативного правового характера).

При наличии в системе электронного документооборота Думы технической возможности обеспечить защиту персональных данных и служебной информации ограниченного доступа в реестрах распоряжений размещаются тексты распоряжений.

6.3. Распоряжение о внесении изменений вносится в реестр распоряжений под тем же порядковым номером, что и первоначальное распоряжение, с отметкой «прим.».

6.4. Реестры распоряжений размещаются в системе электронного документооборота Думы с соблюдением законодательства о защите персональных данных.

6.5. Ответственными за ведение реестров распоряжений, а также за их размещение в системе электронного документооборота Думы являются структурные подразделения аппарата Думы, осуществляющие регистрацию и хранение распоряжений:

- организационное управление аппарата Думы – за реестр распоряжений по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам;

- кадровая служба аппарата Думы – за реестр распоряжений по личному составу.

6.6. Структурные подразделения аппарата Думы, осуществляющие регистрацию и хранение распоряжений, передают в правовое управления аппарата Думы электронную версию подписанного и зарегистрированного распоряжения нормативного правового характера, а также его бумажную копию.

Правовое управление аппарата Думы систематизирует распоряжения нормативного правового характера и формирует для них самостоятельный реестр распоряжений, который размещается в системе электронного документооборота Думы.

7. Ознакомление с подписанным распоряжением

7.1. В случае если распоряжение затрагивает права, обязанности и ответственность депутата Думы, работника аппарата Думы лицо, ответственное за исполнение распоряжения, обеспечивает своевременное ознакомление указанных заинтересованных лиц с подписанным распоряжением.

7.2. Ознакомление с распоряжением лиц, указанных в пункте 7.1 настоящего Порядка, осуществляется под личную роспись на оригинале распоряжения, если распоряжение носит индивидуальный характер, либо на выписке из распоряжения или листе ознакомления, если распоряжение содержит персональные данные иных лиц.

7.3. На основании письменного заявления на имя Председателя Думы депутату предоставляются для ознакомления распоряжения Председателя Думы с соблюдением требования законодательства о защите государственной или иной охраняемой законом тайны, а также с учетом защиты персональных данных.

8. Контроль за исполнением распоряжений

8.1. В Думе осуществляется контроль за исполнением распоряжений. Контроль включает в себя следующие стадии: постановка распоряжения на контроль, снятие распоряжения с контроля или продление сроков исполнения распоряжения, подготовка информации о ходе выполнения распоряжения, снятии с контроля или продлении сроков исполнения распоряжения.

8.2. На контроль ставятся распоряжения, содержащие соответствующие пункты о назначении лица, ответственного за исполнение распоряжения и (или) лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Указанные распоряжения включаются в перечень контрольных распоряжений, который ведется лицом, осуществлявшим контроль за исполнением распоряжения.

8.3. Лицо, ответственное за исполнение распоряжения, ежеквартально в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, иной, согласованный с Председателем Думы срок, представляет лицу на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения обоснованную информацию о ходе выполнения распоряжения, с указанием необходимости снятия с контроля или продлении сроков исполнения распоряжения.

8.4. Основанием для снятия распоряжений с контроля является исполнение распоряжения.

9. Мониторинг распоряжений на предмет их соответствия действующему законодательству, актуальности и полноты регулирования

9.1. Мониторинг распоряжений на предмет их соответствия действующему законодательству, актуальности и полноты регулирования осуществляют на регулярной основе структурные подразделения аппарата Думы, ответственные за исполнение соответствующего распоряжения.

9.2. По результатам мониторинга на имя Председателя Думы представляется служебная записка с обоснованием необходимости внесения изменений, подготовки нового, приостановления или отмены действующего распоряжения Председателя Думы.